Начало марта для женщин, работающих в архивном отделе администрации Сергиево-Посадского района, представляет собой сплошную череду праздников: Международный женский день, День работников архивов, который отмечается 10 марта, и, наконец, день рождения самого отдела, которому в нынешнем году 15 марта «стукнуло» 85 лет.
Если копнуть историю поглубже, можно узнать, что неофициальный профессиональный праздник российских архивариусов ведет свое начало с марта 1720 года. Именно тогда царь Петр подписал «Генеральный регламент или Устав», который стал в России первым государственным актом. Этот документ определил основы организации государственного управления в стране, а также положил начало государственной архивной службе. Таким образом, во всех органах государственной власти были введены архивы и учреждена должность архивариуса, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечать».
В нашем городе «письма собирать и реестры чинить» начали в 1926 году. С этого времени и ведет свою летопись архивный отдел. Поначалу он располагался в неприспособленных помещениях старой лаврской гостиницы на Красногорской площади. И только в 1994 году архив переехал в «тысячник» на Северный поселок, где работает по сей день.
Сегодня наш архив является одним из крупнейших в Московской области, объединяя фактически три больших архива: Константиновского района, Загорского района и Загорский городской архив. В отделе насчитывается 200 фондов по основной деятельности и 128 фондов по личному составу, общий объем документов составляет порядка 80 тысяч единиц хранения.
— В настоящее время, — рассказывает начальник архивного отдела администрации Сергиево-Посадского района Ольга Примаченко, — постоянными источниками нашего комплектования являются 68 организаций, которые сдают нам документы на муниципальное хранение.
И уже сейчас ощущается дефицит архивных площадей. В ближайшей перспективе главой района Владимиром Коротковым должен решиться вопрос о выделении нашему отделу помещения по адресу: улица Академика Силина, дом 7. Конечно, переезд — это всегда трудно, его даже можно сравнить со стихийным бедствием. Но мы готовы выдержать еще раз.
Самыми древними документами, хранящимися в отделе, являются метрические церковные книги, которые датируются 1858 годом. В них на плотной качественной бумаге чернилами аккуратным каллиграфическим почерком велись записи о рождении, смерти, бракосочетании.
«Я даже свою родню в такой книге нашла, — говорит Ольга Анатольевна. — Помню, насколько меня тогда поразила найденная запись, я даже расплакалась».
В 1993 году был образован архив по личному составу работников организаций и предприятий, входящих в список, утвержденный главой района. Не входящие в список предприятия обязаны собственные архивы хранить у себя в течение 75 лет, а при ликвидации они должны сдать документы по бухгалтерии и отделу кадров на хранение в районный архив.
— Сейчас к нам пошел поток людей, — рассказывает начальник архивного отдела, — которые работали во всевозможных малых частных предприятиях, образованных в конце 80-х годов на основании закона СССР «О кооперации». Большая часть этих организаций попросту исчезла. И только единицы из них при ликвидации сдали нам на хранение свою документацию. Поэтому очень часто нам приходится выдавать таким людям отказные справки. И чтобы подтвердить факт работы на комиссии в Пенсионном фонде, людям приходится искать двух свидетелей. Все это мы терпеливо стараемся объяснять нашим посетителям.
Кроме справок о подтверждении трудового стажа, необходимых для начисления пенсии, граждане обращаются в архив района по самым различным вопросам: за архивными выписками и копиями правоустанавливающих документов на земельные участки и домовладения, популярны запросы о подтверждении родства для составления родового древа, нередко приходят краеведы, изучающие историю нашего края.
В отделе работают восемь человек — коллектив небольшой, но дружный и вполне квалифицированный. Работают слаженно и оперативно. В последнее время много внимания здесь уделяется созданию электронной базы.
— По каждому фонду, — рассказывает Ольга Примаченко, — уже подготовлена в электронном виде соответствующая информация, составляются описи по годам, историческая справка. В перспективе собираемся ввести в электронную базу данных фонд нотариальной конторы. Это поможет ускорить поиск.
С 2009 года архивный отдел принимает заявки по электронной почте admarhiv@spnet.ru. Электронные письма здесь регистрируются, высылается соответствующее уведомление с указанием времени, когда клиент сможет прийти со своим паспортом для получения той или иной копии документа. Только за прошлый год было исполнено около двух тысяч заявок по электронной почте.
За услуги в этом муниципальном учреждении денег не берут. К каждому посетителю у сотрудников отдела свой подход. И если даже приходится выдавать справку отрицательного характера, то все равно здесь стараются подсказать, куда обратиться, чтобы решить проблему, дать нужный телефон.
Владимир ПИМОНОВ, Газета «Вперед»